Secrétaire Assistant(e) - Titre Homologué (C.C.P)

Le (la) Secrétaire Assistant (e) prend en charge des travaux administratifs et la logistique du service, assure des fonctions de coordination et d'organisation au sein de l'unité. En fonction de l'activité de son service, il (elle) peut assurer le suivi administratif des opérations commerciales (achats/ventes), le suivi administratif courant du personnel (congés et absences), le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques).

Il ou elle est l'interface entre son service et l'extérieur et relaie l'information auprès de son unité. Il (elle) organise, en tenant compte des contraintes de l'équipe, les réunions et les déplacements et tient les agendas.

De façon générale, il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie grâce à la préparation de dossiers, la mise en forme de tous types de documents, la rédaction de certains écrits et le classement des documents.

L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative, en gérant les priorités et les urgences. Ses activités nécessitent de respecter procédures internes, chartes graphiques et normes.

Il (elle) a une bonne maîtrise des outils bureautiques et des technologies de l'information et de la communication et s'adapte en permanence à leur évolution. Il (elle) est de plus en plus sollicité (e) pour apporter un appui technique au sein de sa structure. Le ou la secrétaire assistante valorise l'image du service et de l'entreprise. L'aspect relationnel de la fonction est de ce fait primordial.

L'autonomie, le sens du relationnel et de l'organisation, la réactivité, la capacité à assurer une multiplicité de tâches simultanément et la discrétion sont des atouts majeurs pour l'exercice du métier.

Le (la) Secrétaire Assistant (e) intervient généralement au sein de Petites et Moyenne Entreprise (P.M.E.) commerciales, de services, artisanales ou industrielles du secteur privé, public, au sein d'associations...

Elle exerce son activité sous les directives d'un responsable dans le respect de procédures pour assurer la fiabilité et la confidentialité des informations.

Salariés de niveau BAC ou titulaire du BEP, complété par une expérience professionnelle dans un emploi administratif. Cette formation s'adresse à un public souhaitant conforter ou développer ses connaissances.


Pré-requis
Adaptabilité, Sens de l'organisation
Capacité d'initiative
Statut du candidat
Stagiaire relevant d'un parcours continu de formation

Cette formation permet d'acquérir un réel savoir-faire et des compétences indispensables à l'exercice de la fonction du/de Secrétaire Assistant (e). Elle permet d'obtenir le Titre Professionnel du Ministère Chargé de l'emploi niveau IV paru au J.O. du 15 janvier 2008 - code NSF 324 T

Cette formation, d'une durée de 500 heures est organisée sur 12 mois, soit 1 journée de cours par semaine

Prise en charge en Période de Professionnalisation, Contrat de Professionnalisation, Congé Individuel de Formation (AGEFOS-PME, OPCALIA, FONGECIF Etc...sur dossier).

ACTIVITES-TYPES

Assurer les travaux courants de secrétariat et Assister une équipe

Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l'entreprise

ACTIVITES-TYPES 1
ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE

COMPETENCE-TYPES 1 - Produire des documents professionnels courants

COMPETENCE-TYPES 2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité de la structure

COMPETENCES-TYPES 3 - Assurer le classement et l'archivage des documents de la structure

COMPETENCES-TYPES 4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et ou un visiteur

COMPETENCES-TYPES 5 - Assurer le traitement du courrier -

COMPETENCES-TYPES 6 - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous

COMPTETENCES-TYPES 7 - Organiser les déplacements et les réunions

COMPETENCES-TYPES 8 - Gérer un stock de consommables

ACTIVITES-TYPES 2
REALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIVERSES FONCTIONS DE L'ENTREPRISE


COMPETENCES-TYPES 9 - Assurer l'administration des achats et des ventes


COMPETENTCES-TYPES 10 - Régler les litiges administratifs ou commerciaux de 1er niveau

COMPETENCES -TYPES 11 - Assurer le suivi administratif courant du personnel


COMPETENCES-TYPES 12 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service

Une réunion d'information est organisée tous les Jeudis à 14H30, Venez nous rencontrer.

Contact : Mme Elise GAMBY
IFACOM FORMATION
15 Rue Frébault
97110 - POINTE A PITRE
Guadeloupe
Tel : 0590 93 06 30
Fax : 0590 89 09 93