FORMATION SECRÉTARIAT - SECRÉTAIRE ASSISTANT(E)

Le/la secrétaire-assistant/e intervient en appui administratif et logistique auprès d'un/e responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il/elle assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure.
Le secrétaire-assistant/e contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Il/elle en valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.
Il/elle facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il/elle assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques. Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques et en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas. Il/elle organise les réunions et les déplacements.
Assurant l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, il/elle apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
Il/elle travaille dans tous types d'entreprises (privées, publiques, associatives) et de secteurs professionnels.

TOUS PUBLICS

Niveau classe de terminale ou équivalent

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

1 - Assister une équipe dans la communication des
informations et l'organisation des activités

2 - Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Module 1. Produire des documents professionnels courants : production de documents professionnels courants à l'aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur

Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : prise de notes - rédaction d'écrits professionnels - rédaction des mails simples en anglais - organisation de la traçabilité et de la conservation des informations - accueil, orientation d'un visiteur et traitement des appels téléphoniques - Prise de note des noms et téléphone en anglais

Module 3. Assister une équipe dans l'organisation de ses activités : planification des activités dune équipe - organisation des réunions et des déplacements - participation à lélaboration dun budget

Module 4. Assurer l'administration des achats et des ventes : traitement des opérations administratives des achats et des ventes en utilisant un logiciel de gestion commerciale - gestion des demandes d'information courantes et des problèmes courants - conception et actualisation des tableaux de suivi de l'activité commerciale

Module 5. Assurer l'administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du personnel - traitement des demandes d'informations courantes en matière du droit du travail

Module spécifique immobilier.Assurer les opérations administratives liées aux transactions immobilières : Constitution du dossier administratif de mise en vente ou en location d'un bien immobilier

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