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Offre d'emploi N° 46667
Etablissement public

Assistant(e) de Direction H/F

L'Entreprise

Etablissement public de premier plan recrute Assistante de Direction H/F.

Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe, l'Assistant(e) de Direction Générale Adjointe sera chargé(e) d'assurer les missions usuelles d'assistanat de la Direction Générale, de coordonner et d'optimiser l'activité de celle-ci en lien avec les interlocuteurs internes et externes.

Le Poste

1/ Assurer l'accueil et le secrétariat de la Direction Générale Adjointe

Gère l'agenda et les priorités du DGA
Traite le courrier arrivé via la plateforme dématérialisée et assurer la ventilation des documents  papier 
Prépare les dossiers et activités de la Directrice Générale Adjointe
Planifie, organise et assure un suivi des réunions de  direction , des  encadrants et de la  DGA  (ordre du jour, convocations). Veille à la mise en place de la logistique, (réservation de salles, accès parking, accueil des participants etc.).
Prend des notes et rédige les comptes rendus
Rédige des notes et des courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Réalise des tableaux de bords
Organiser l'archivage des documents
Met à jour le calendrier des événements pour la DGA sur l'intranet

2/ Accompagner la DGA dans l'exercice et le pilotage des projets relevant de son domaine de compétence

Contribue à la circulation de l'information et aux échanges avec les directeurs, chefs de services ou autres personnes concernées par le projet
Participe en qualité de cheville ouvrière à toutes les phases d'un projet (initialisation, préparation, réalisation, clôture)
Réalise la synthèse des documents/dossiers fournis par le DGA sur support Powerpoint
Réalise des tableaux de bords de pilotage et procède au retour des dossiers ou actions à mettre en œuvre aux personnes concernées.
Gère les évènements spécifiques (journée cohésion etc.)

Le Profil

3/ Gérer les déplacements professionnels des agents

Réserve les titres de transport
Réalise les formalités administratives
Réalise les formalités budgétaires
Assure un suivi budgétaire et veille à la bonne consommation des crédits dédiés aux déplacements professionnels
Rédige des certificats administratifs pour clarifier une dérogation
Met à jour la politique voyages en fonction de l'évolution de la réglementation
Participe à l'élaboration du cahier des charges pour le renouvellement du marché titres de transport
Réalise le bilan de la gestion des déplacements professionnels
Traite les demandes de remboursement de frais de mission

*** PROFIL ***

FORMATION INITIALE
Bac+2 à Bac +3 dans le domaine de l'assistanat de direction ou de la gestion

EXPERIENCE
Expérience souhaité de 3 à 5 ans en assistanat de direction

SAVOIR
Connaissance du fonctionnement et des procédures d'une Administration, des Institutions Locales.
Connaissance des procédures des finances et des achats publics
Maîtrise du pack office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint

SAVOIR-faire
Bonne maîtrise des techniques de secrétariat de direction (prise de notes, compte rendu, ...)
Bonnes qualités rédactionnelles (analyses, synthèses)
Capacité à cerner les enjeux/ les priorités des informations
Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du DGA
Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage
Capacité à planifier, évaluer et réaliser un bilan

SAVOIR-être/APTITUDE
Sens du service public et des responsabilités
Capacités relationnelles développées (sens de l'écoute, diplomatie, faculté à échanger avec différents types d'interlocuteurs)
Sens aigu de l'organisation, proactivité et rigueur
Qualité de réserve, de discrétion et de confidentialité.
Disponibilité
Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
Esprit d'analyse et de synthèse
Aptitude à travailler en équipe

Contact

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Date limite des dépôts de candidatures : 8 novembre 2019

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ROME - Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois
Cette annonce a été qualifiée selon la nomenclature officielle ROME
Appellation : Assistant / Assistante de direction
Code ROME : M1604
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